Stellenbeschreibung
In dieser Position fungieren Sie als Kommunikationszentrale, indem Sie Telefonanrufe entgegennehmen, allgemeine E-Mail-Konten verwalten und die tägliche Post bearbeiten und beantworten. Sie übernehmen die Vorqualifizierung von Kundenanfragen und unterstützen bei der Kalenderführung und Terminvorbereitung. Des Weiteren sind Sie verantwortlich für die Vorbereitung von Angeboten, die Nachverfolgung von Angeboten, die Auftragsbestätigung und die Rechnungsstellung. Sie erstellen und aktualisieren Entscheidungsvorlagen, Kennzahlenberichte sowie Wochen-, Monats- und Jahresberichte. Darüber hinaus optimieren, erstellen und implementieren Sie interne Systeme und Prozesse des Unternehmens. Sie führen Rechnungsprüfungen durch, geben Rechnungen frei und unterstützen bei der vorbereitenden Finanzbuchhaltung in enger Absprache mit dem Steuerbüro. Die Zeitwirtschaft, einschließlich Verwaltung, Überwachung und Buchung von Anwesenheits- und Projektzeiten, Urlaubsverwaltung und Krankmeldungen, sowie die vorbereitende Lohnbuchhaltung erfolgen ebenfalls in enger Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Sie pflegen, verwalten und aktualisieren Artikeldaten und überwachen sowie organisieren wiederkehrende Vorgänge, Aufgaben, Termine, Fristen und Wartungsintervalle. Bei Bedarf unterstützen Sie die Projektleiter.

 

Aufgaben

• Kommunikationszentrale (Telefon, allgemeine E-Mail-Konten, Tagespost = annehmen, vorbereiten / abarbeiten & beantworten)

• Vorqualifizierung von Kundenanfragen

• Kalenderführung & Terminvorbereitung von Reinhold & Christian Backmann

• Angebotsvorbereitung, Angebotsnachverfolgung, Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung

• Erstellen und aktualisieren von Entscheidungsvorlagen, Kennzahlenberichten, Wochen-, Monats- & Jahresberichten.

• Unternehmensinterne Systeme und Prozesse optimieren, erstellen und implementieren

• Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und vorbereitende Finanzbuchhaltung in enger Absprache mit dem Steuerbüro

• Zeitwirtschaft (inkl. Verwaltung, Überwachung und Buchung von Anwesenheits- & Projektzeiten, Urlaubsverwaltung und Krankmeldungen) und vorbereitende Lohnbuchhaltung in enger Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

• Einpflegen, verwalten & aktualisieren von Artikeldaten

• Überwachen und organisieren von widerkehrenden Vorgängen, Aufgaben, Terminen / Fristen & Wartungsintervallen

• Bedarfsweise Unterstützung der Projektleiter

 

Vertantwortlichkeiten

• Fristen und Termine einhalten, organisieren und kontrollieren

• Einhalten von Ordnung & Sauberkeit am Arbeitsplatz & im Besprechungsraum.

• Eigene Arbeitsprozesse & Selbstorganisation eigenständig optimieren. 

• Arbeiten mit höchster Qualität und Genauigkeit ausführen.  

• Förderung der Stimmung und Motivation von sich selbst und anderen Teammitgliedern.

• Einhaltung von alten & neuen Prozessen, Systemen & Strukturen. 

• Treuepflicht gegenüber dem Unternehmen und Einhaltung der Team- & Unternehmenswerte.

 

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung

• Erfahrungen mit ERP-Systemen, DATEV Unternehmen Online, Zoom, Microsoft-Anwendungen und sehr gute IT-Kenntnisse

• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz

• Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise 

• Teamgeist, Engagement, Qualitätsbewusstsein und Eigeninitiative 

• Selbstorganisation und Zeitmanagement 

• Offenheit zu Veränderungen und für Optimierungen

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